In myYOLO können Beiträge, die für bestimmte Leistungen wie Kursgebühren, Verträge, Vereinsmitgliedschaften usw. anfallen, im System gebucht und als Lastschriften eingezogen werden.
Vorbedingungen in myYOLO für Lastschriften
1. Bankverbindung hinterlegen
In den "Einstellungen -- Grundeinstellungen" muss mind. 1 Konto hinterlegt werden, das für den Einzug von Lastschriften geeignet ist. Von der kontoführenden Bank erhältst Du eine Gläubiger-ID, die Du hier eintragen musst.
2. Bankverbindung in den Stammdaten hinterlegen
3. Verträge oder andere abbuchbare Beiträge anlegen
s. auch Artikel "Verträge anlegen"
Vertragsabrechnung starten
Öffne das Abrechnungsmodul. Wenn Du mehrere Lastschriftkonten angelegt hast, wählen Sie jetzt das Lastschriftkonto aus, über das Sie buchen wollen.
Die Abrechnung der Verträge in 5 Schritten:
1. Buchungsdatum festlegen und IBAN-Prüfung
Lege zu Beginn des Buchungslauf die Datumsangaben für die Abrechnung fest.
Datum Abbuchung: nächster Fälligkeitstag der Verträge, die gebucht werden sollen
Datum Bank Gutschrift: Fälligkeitsdatum, an dem Ihre Bank die Beiträge auf Dein Konto gutschreibt (Achtung: bitte auf die SEPA-Einreichungsfristen achten!)
Anschließend wird durch –IBAN/BIC– eine Prüfung sämtlicher eingetragener Bankverbindungen durchgeführt. Die Abrechnung kann nur bei einer fehlerfreien Überprüfung vorgenommen werden.
2. Verträge für Abbuchung verlängern/ändern
Im zweiten Schritt werden durch Klicken auf den zweiten Balken sämtliche Verträge zum ausgewählten Datum gesetzt (verlängert). Hierdurch entsteht die Fälligkeit der Verträge im System.
3. Vorschau der fälligen Verträge und Buchungen
Im dritten Schritt werden sämtliche Verträge angezeigt, bei denen zum ausgewählten Datum ein fälliger Beitrag entstanden ist.
Du kannst die anstehenden Buchungen einsehen und überprüfen (ähnlich wie die Vorschau bei den Abrechnungen der Verordnungen). Durch Aufrufen der Stammdatenmaske einer Person können jederzeit noch Korrekturen vorgenommen werden.
Sind alle Buchungen korrekt, klicke bitte auf den Button [Abbuchung vornehmen].
Die angezeigten Buchungen wurden den jeweiligen Personen/Kunden als Forderung auf das Kundenkonto gebucht.
3.4. Erstellung SEPA-Lastschrift Datei
Vierter Schritt: Es werden nun alle Personen/Kunden mit der Zahlungsart Lastschrift und einer offenen Forderung (Soll-Buchung) auf dem Kundenkonto erfasst. Auch hier hast du die Möglichkeit, die anstehenden Lastschriften einzusehen und zu überprüfen. Korrekturen können an dieser Stelle durch Eingabe von Forderungen/Gutschriften auf das jeweilige Kundenkonto der Person/des Kunden vorgenommen werden.
Sind alle anstehenden Lastschrifteinzüge korrekt, klicke bitte auf den Button [SEPA-Datei mit diesen Beträgen erstellen].
3.5. SEPA-Datei auf den PC speichern - Abschluss der Buchung
Im letzten Schritt der Abrechnung kannst Du die erzeugten SEPA-Lastschrift-Dateien lokal auf DeinenPC speichern und anschließend Deiner Bank übertragen.
1. Das System differenziert zwischen Erstlastschriften und Folgelastschriften. Die jeweiligen Dateien sind über den Button [SEPA Datei mit diesen Beträgen abrufen] abzurufen.
2. Als Abschluss der Abrechnung klicke bitte auf den Button [SEPA-Datei korrekt-Buchen Abschluss].
3. Die laufende Abrechnung beendet sich hierdurch. Die erstellten SEPA-Lastschriftdateien sind jederzeit im Archiv [SEPA-Dateien] einzusehen bzw. erneut abzurufen.