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Dein Wechsel von OptaData zu myYOLO

So läuft dein Datenimport aus der Rehasport-Zentrale

Damit du in myYOLO direkt mit deinen bestehenden Daten weiterarbeiten kannst, übernehmen wir sie für dich aus der OptaData Rehasport-Zentrale. Hier bekommst du Schritt für Schritt alles, was du dafür brauchst — vom Zeitplan über die Vorbereitung bis zu deinem ersten Tag mit myYOLO.

 

1. Wann kannst du wechseln?

Der Wechsel-Zeitpunkt liegt bei dir. Voraussetzung: In deiner Rehasport-Zentrale musst du das Statistikmodul freigeschaltet haben — denn darüber ziehst du die Daten, die wir für den Import brauchen.

Wichtig: Du musst nicht auf deine OptaData-Endabrechnung warten. Sobald du die Daten aus dem Statistikmodul ziehen kannst, können wir dich importieren. Was auch immer du bis zu diesem Zeitpunkt in OptaData erfasst hast, rechnet OptaData ganz normal am Ende ab. Die zu diesem Zeitpunkt abtrainierten Einheiten in OptaData markieren wir in myYOLO als „abgerechnet". Ab dem Moment, in dem du die Daten für uns ziehst, arbeitest du nur noch in myYOLO.

Ein wichtiger Punkt zur Abrechnung Deine erste Abrechnung in myYOLO machst du erst, nachdem OptaData deine finale Abrechnung durchgeführt hat — sonst kollidieren die IK-Abtretungen. Das ist der einzige Punkt, an dem du die OptaData-Endabrechnung wirklich abwarten musst. Alles andere ist unabhängig davon.

 

2. Du buchst deinen Import-Slot

Für den Import buchst du dir einen Slot in unserem Kalender. Die konkrete Uhrzeit spielt keine Rolle — wichtig sind nur zwei Dinge: •

  • Bis 9:00 Uhr am Import-Tag müssen deine Daten bei uns hochgeladen sein.

  • Rückmeldung von uns bekommst du am gleichen Tag frühestens ab 15:00 Uhr per E-Mail.

Was passiert, wenn deine Daten bis 9:00 Uhr nicht bei uns sind? Der Slot verfällt. Wir importieren dich an dem Tag nicht mehr und du buchst dir einen neuen Slot. Grund: An jedem Import-Tag arbeiten wir eine feste Anzahl an Standorten ab — kommen deine Daten später, verschieben sich alle anderen Kunden.

 

3. Was du vor dem Import vorbereiten kannst

Je besser deine Daten vorbereitet sind, desto reibungsloser läuft der Import. Wenn es die Zeit erlaubt, kannst du bereits in der Rehasport-Zentrale einige Angaben ergänzen — das spart dir später Nacharbeit in myYOLO.

Kursnamen und Räume in deinen Kursen pflegen

Für jeden Kurs, den wir importieren sollen, sollten Kursname und Raum hinterlegt sein. Achte außerdem darauf, dass in einem Raum keine zwei Kurse zeitgleich stattfinden — myYOLO lässt diese Konstellation nicht zu, wir müssten den Import dann abbrechen.

Check-in-Nummern und RFID-Codes hinterlegen

Über euer myOFFICE kannst du die Check-in-Nummern beziehungsweise RFID Codes in der Spalte „Statistikkennzeichen 3" hinterlegen. Diese Nummern werden beim Export mit ausgegeben und importieren wir für dich mit. So kannst du in myYOLO direkt mit dem Check-in loslegen.

Krankenkassen-Nummern für DRV- und Privat-Verordnungen ergänzen

Die Rehasport-Zentrale enthält für DRV- und Privat-Verordnungen keine Krankenkassen-Nummern. Du kannst diese vor dem Import in der Datei „Erweiterte Maßnahmenübersicht" nachtragen. Für eine Privat- oder Selbstzahler-Verordnung trägst du eine „1" in die Spalte „Institutskennzeichen" ein. Alternativ kannst du das später direkt in myYOLO nachpflegen.

 

Du bekommst eine neue IK-Nummer?

Wenn OptaData bisher dein IK übernommen hat, um für dich abzurechnen, bekommst du mit deinem Wechsel wahrscheinlich eine neue IK-Nummer. Kein Problem: Gib uns einfach beide Nummern — die alte und die neue — und wir tauschen sie im Import 1:1 für dich aus. Du musst dich um nichts weiter kümmern.

 

4. Du stellst uns deine Exportdaten bereit

Für den Import brauchen wir drei Dateien aus der OptaData Rehasport-Zentrale:

  • Erweiterte Maßnahmenübersicht — brauchen wir auf jeden Fall

  • Gruppenübersicht — wenn wir deine Kurse importieren sollen

  • Gruppentrainingteilnehmer — wenn wir deine Kurse inklusive Teilnehmer importieren sollen

Wichtig, wenn wir deine Kurse importieren sollen Lege deine Kurse in dem Fall bitte nicht selbst vorher in myYOLO an. Sonst hast du am Ende doppelte Arbeit.

Bevor du die Dateien hochlädst

• Prüfe die Exportdateien einmal kurz auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

• Verändere die Dateinamen nicht — wir erkennen die Dateien an ihrem Namen.

• Fasse alle Dateien in einer ZIP-Datei zusammen.

• Übermittle uns die Daten über unser Upload-Formular.

So kommen deine Daten auf sicherem Weg bei uns an.

 

Damit du weißt, worauf wir bestehen

Wir importieren deine Daten so, wie wir sie von dir bekommen. Fehlen wichtige Angaben — zum Beispiel Kursnamen, Räume oder Verordnungsdaten — müssen wir den Import abbrechen und du bekommst einen neuen Import-Slot an einem der nächsten 3 Werktage. Wir haben pro Tag eine feste Import-Kapazität und keine Zeit, deine Daten manuell nachzuarbeiten. Sollten wir bei größeren Datenmängeln trotzdem für dich Hand anlegen müssen, stellen wir dir unseren Aufwand nach Zeit in Rechnung. Bitte sorge dafür, dass deine Daten sauber sind, bevor du sie hochlädst — dann haben wir alle einen entspannten Import-Tag.

 

5. Wir führen deinen Import durch

Am Import-Tag ziehen wir deine hochgeladenen Daten und übernehmen sie in dein myYOLO. Du musst nicht anwesend sein. Es wäre aber gut, wenn du telefonisch — am besten mobil — oder per E-Mail schnell erreichbar bist. Sollten wir kurze Rückfragen oder Abstimmungen mit dir haben, können wir uns bei dir melden.

Rückmeldung von uns bekommst du frühestens ab 15:00 Uhr am gleichen Tag per E-Mail — dann läuft dein myYOLO mit deinen Daten und du kannst loslegen.

 

Was du in der Zwischenzeit tun kannst

  • Zwischen dem Zeitpunkt, an dem du deine Daten aus OptaData ziehst, und dem Moment, in dem dein myYOLO einsatzbereit ist, entsteht ein kleines Loch — normalerweise ein bis zwei Tage. Kein Grund zur Sorge:

  • Deine Kurse können in dieser Zeit ganz normal stattfinden. Trainer notieren die Anwesenheiten auf einer einfachen Strichliste.

  • Sobald dein myYOLO läuft, trägst du die notierten Anwesenheiten dort nach und holst die Unterschriften ein. Es entsteht dir kein Verlust.

 

6. Nach dem Import: prüfe deine Daten

Unser Importer ist speziell auf die Dateien aus der OptaData Rehasport-Zentrale ausgerichtet. Weil die Datenstrukturen aber unterschiedlich sind, kann es trotzdem vorkommen, dass nicht alle Informationen 1:1 übernommen werden können. Deshalb ist es wichtig, dass du deine Daten in myYOLO nach dem Import einmal prüfst — spätestens bevor sie in die erste Abrechnung gehen.

Bitte schau insbesondere hier hin:

  • • Sind die fehlenden Krankenkassen-Nummern in den DRV- und Privat Verordnungen ergänzt?

  • • Sind alle Teilnehmer in den richtigen Kursen und mit der passenden Verordnung eingebucht?

  • • Gibt es Dubletten, die du bereinigen musst?

 

7. Dein Start mit myYOLO

Ab jetzt läuft alles bei uns weiter — ohne Unterbrechung für dich und deine Kund:innen. Ein letzter Hinweis für den Übergang:

Deine erste Abrechnung in myYOLO machst du erst, sobald OptaData deine finale Abrechnung durchgeführt hat. Das ist der Zeitpunkt, an dem die IK-Abtretung an OptaData endet und alles wieder auf deiner Seite liegt. Wenn dieser Moment gekommen ist, bist du komplett bei uns angekommen.

Für deine erste Abrechnung in myYOLO benötigst du auch für die zwischenabgerechneten Verordnungen eine Kopie der Orginalverordnung als Beleg. Von der Optadata bekommst du alle eingescannten Verordnungen als Zip-Datei. Hebe diese gut auf!

Bei Fragen zum Import Wende dich an deinen Onboarding-Ansprechpartner oder schreib uns unter datenimport@my-yolo.de. Wir helfen dir gerne weiter